Massgebend ist die italienische Fassung; die deutsche Fassung dient dem Verständnis.
Dieses Dokument regelt die Bearbeitung der Personendaten, die der Kunde in der Software SecurGest erfasst. Es wird bei der Registrierung angenommen, zusammen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, deren Bestandteil es bildet, und gilt für die gesamte Dauer des Vertragsverhältnisses.
| Verantwortlicher | Der Kunde — das Unternehmen, die selbstständige Person oder die Institution, die sich registriert und die Software nutzt. Er entscheidet über Zweck und Mittel der Bearbeitung. |
|---|---|
| Auftragsbearbeiterin | SecurData Sagl, Via Gaggiolo 27, 6855 Stabio, CHE-246.572.621. Sie bearbeitet die Daten für den Verantwortlichen, ausschliesslich zum Betrieb des Dienstes. |
Die Ernennung betrifft die Daten, die der Kunde in der Software erfasst: seine Kunden, Lieferanten, Mitarbeitenden, die Dokumente und alles, was er dort hochlädt. Sie betrifft nicht die Kontodaten des Kunden (Firmenname, Kontaktperson, Rechnungsstellung, Zugriffsprotokolle): dafür ist SecurData Verantwortliche, und die Bearbeitung ist in der Datenschutzerklärung beschrieben.
Anwendbar sind das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, insbesondere Art. 9) und, wenn der Kunde seinen Sitz in der Europäischen Union hat oder Daten von Personen bearbeitet, die sich dort befinden, Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO).
| Gegenstand und Art | Aufbewahrung, Ordnung, Einsicht, Änderung und Löschung der in der Software erfassten Daten sowie die Vorgänge, die der Kunde mit ihren Funktionen ausführt: Dokumente erstellen, Mitteilungen versenden, Fristen und Einsätze verwalten. |
|---|---|
| Zweck | Ausschliesslich die Erbringung der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen beschriebenen Dienstleistung. Kein eigener Zweck von SecurData. |
| Kategorien betroffener Personen | Kunden, potenzielle Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende und Kontaktpersonen des Kunden. |
| Datenarten | Identifikations- und Kontaktdaten, Vertrags- und Geschäftsdaten, administrative und buchhalterische Daten sowie alle weiteren Daten, die der Kunde erfassen will. |
| Dauer | So lange wie der Dienstleistungsvertrag, zuzüglich der Frist für Rückgabe und Löschung nach Ziffer 8. |
Besonders schützenswerte Personendaten (Gesundheit, biometrische Daten, Ansichten, Strafurteile): die Software ist für deren Bearbeitung nicht bestimmt. Erfasst der Kunde sie dennoch, tut er dies in eigener Verantwortung und muss prüfen, ob die Massnahmen nach Ziffer 5 für seinen Fall angemessen sind.
SecurData bearbeitet die Daten ausschliesslich auf dokumentierte Anweisung des Kunden. Die Nutzung der Software, die gewählten Einstellungen und Supportanfragen gelten als Anweisung. Weitere Anweisungen sind schriftlich an info@securdata.ch zu richten.
SecurData verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke: sie wertet sie nicht aus, führt sie nicht mit denen anderer Kunden zusammen, gibt sie nicht an Dritte weiter und verwendet sie nicht zum Training von Systemen der künstlichen Intelligenz.
Erscheint eine Anweisung als datenschutzwidrig, teilt SecurData dies dem Kunden mit und kann ihre Ausführung bis zur schriftlichen Bestätigung aussetzen.
Personen, die im Auftrag von SecurData auf die Daten zugreifen können, sind vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet, auch nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Der Zugriff ist auf diejenigen beschränkt, die eingreifen müssen, und auf das notwendige Mass: vom Kunden verlangter Support oder Behebung einer Störung.
SecurData trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, insbesondere:
Die Massnahmen können im Lauf der Zeit angepasst werden: das Schutzniveau wird dabei nicht gesenkt.
Die Sicherungen von SecurData ersetzen die Kopien des Kunden nicht. Der Kunde exportiert regelmässig eigene Kopien und bewahrt sie auf einem Datenträger unter seiner Kontrolle auf, wie in Ziffer 7 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehen.
Der Kunde ermächtigt SecurData, die nachstehenden Unterauftragsbearbeiter beizuziehen; diese sind denselben Pflichten unterstellt wie dieser Vertrag sie vorsieht.
| Unterauftragsbearbeiter | Leistung | Ort |
|---|---|---|
| Infomaniak Network SA, Genf | Hosting der Server, der Datenbanken und der Postfächer des Dienstes | Schweiz |
Beabsichtigt SecurData, einen Unterauftragsbearbeiter hinzuzufügen oder zu ersetzen, teilt sie dies dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mit. Innerhalb dieser Frist kann der Kunde aus begründeten datenschutzrechtlichen Gründen Widerspruch erheben; bleibt die Uneinigkeit bestehen, kann er den Vertrag ohne Kosten auf den Zeitpunkt kündigen, an dem der neue Unterauftragsbearbeiter tätig würde.
Nach Ende des Vertragsverhältnisses hat der Kunde 60 Tage Zeit, die Daten mit den Funktionen der Software zu exportieren, die ohne Zusatzkosten verfügbar bleiben. Auf schriftliche Anfrage innerhalb der Frist übergibt SecurData einen vollständigen Export.
Nach Ablauf der Frist werden die Datenbank des Kunden und die Sicherungen, die sie enthalten, endgültig gelöscht. Es bleiben nur die Daten, die SecurData von Gesetzes wegen aufbewahren muss, insbesondere die buchhalterischen Daten zum Vertragsverhältnis.
Auf schriftliche Anfrage stellt SecurData dem Kunden die Angaben zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlich sind. Der Kunde kann einmal jährlich eine Überprüfung durchführen lassen, mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen, während der Arbeitszeit, ohne Beeinträchtigung der Sicherheit der übrigen Kunden und auf eigene Kosten; eine weitere Überprüfung ist zulässig, wenn eine Verletzung der Datensicherheit dies rechtfertigt.
Die in der Software erfassten Daten bleiben in der Schweiz und werden nicht ins Ausland bekanntgegeben. Sollte sich dies ändern, würde SecurData es nach Ziffer 6 im Voraus mitteilen und die Voraussetzungen nach Art. 16 und 17 DSG sowie, soweit anwendbar, nach Kapitel V DSGVO sicherstellen.
Soweit hier nichts geregelt ist, gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, einschliesslich der Haftungsklausel. Widersprechen sie sich in einem Punkt der Datenbearbeitung, geht dieses Dokument vor.
Es gilt schweizerisches Recht; Gerichtsstand ist der Sitz der SecurData Sagl in Stabio, unter Vorbehalt zwingender Gerichtsstände.
Die Ernennung kommt mit dem bei der Registrierung gesetzten Häkchen zustande. SecurData speichert Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Version der angenommenen Dokumente und bewahrt sie als Nachweis für die Dauer des Vertragsverhältnisses auf. Der Kunde kann jederzeit eine Kopie verlangen.
| Gesellschaft | SecurData Sagl |
|---|---|
| Adresse | Via Gaggiolo 27, 6855 Stabio, Schweiz |
| UID | CHE-246.572.621 |
| info@securdata.ch | |
| Telefon | +41 91 230 10 05 |